HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
Hóa đơn điện tử xác thực trong 3TSoft
Link tải bộ cài 3TSoft 2018:
Thông tư 200
Thông tư 133
PHẦN I: KHAI BÁO CHUNG
Khai báo sử dụng hóa đơn điện tử
- Nếu không chọn hóa đơn điện tử
(Hình 1)
- Các bước chọn hình thức hóa đơn điện tử
(Hình 2)
- Sau khi chọn hóa đơn điện tử (***)
(Hình 3)
Phân quyền thực hiện hóa đơn
(Hình 4)
Các quyền bao gồm | Lập hóa đơn Hoàn hiện hóa đơn Ký hóa đơn điện tử Xác thực hóa đơn điện tử In hóa đơn Ghi sổ kế toán |
Khai báo thời gian nhắc việc liên quan tới hóa đơn (hoàn thiện, ký, xác thực, ghi nhận chứng từ kế toán
(Hình 5)
Kết quả |  |
Khai báo mã doanh nghiệp và chuỗi bảo mật
(Hình 6)
Tham số | Tên | Nội dung |
Mã doanh nghiệp | Bao gồm: LHD_ và ký hiệu viết tắt của doanh nghiệp. Ví dụ: LHD_EZSOFT | |
Mật khẩu | Là chuỗi ký tự dùng để xác thực doanh nghiệp, được cung cấp bởi Tổng cục Thuế khi doanh nghiệp đăng ký hình thức hóa đơn điện tử xác thực (Hình 7). Mã xác thực = Basic [dấu cách] Mã được cấp trong thư chấp nhận cho đơn vị dùng hình thức Hóa đơn điện tử xác thực. | |
Ví dụ mã xác thực của EZSOFT: Basic TEhEMDEwMjk5Njc3Nzp6eCMjQA1MTgxNDA3MTg= | ||
Đăng ký | Môi trường thử nghiệm: | |
Môi trường vận hành: | ||
Nếu được chấp thuận hình thức hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp sẽ nhận được email này.
(Hình 7)
Khai báo thông tin gửi email
(Hình 8)
Tham số | Tên | Nội dung |
Host | Địa chỉ máy chủ gửi email | |
Port | Cổng gửi email | |
Sender Name | Tên người gửi | |
Sender | Địa chỉ email người gửi | |
Password | Mật khẩu người gửi | |
One by one | Nếu nhiều người nhận thì mỗi người nhận sẽ một email riêng | |
Enable SSL | Sử dụng bảo mật SSL | |
Use Default Credentials |
| |
Signature | Chữ ký, là một đoạn html thể hiện chữ ký. Để thêm chữ ký khi gửi email, người sử dụng bấm vào nút Signature để nhập nội dung chữ ký theo chuẩn html. | |
Tham khảo tại http://kienthuc.pavietnam.vn/article/Danh-sach-port-POP3---SMTP-Email-Server.html | ||
Default Port | Host | Authentication | Port |
Non-Encrypted | AUTH | 25 (or 587) | |
Secure (TLS) | StartTLS | 587 | |
Secure (SSL) | SSL | 465 |
Google Mail – Gmail | Host | Authentication | Port |
smtp.gmail.com | SSL | 465 | |
smtp.gmail.com | StartTLS | 587 |
Outlook.com | Host | Authentication | Port |
smtp.live.com | StartTLS | 587 |
Yahoo Mail | Host | Authentication | Port |
smtp.mail.yahoo.com | SSL | 465 |
Yahoo Mail Plus | Host | Authentication | Port |
plus.smtp.mail.yahoo.com | SSL | 465 |
Yahoo UK | Host | Authentication | Port |
smtp.mail.yahoo.co.uk | SSL | 465 |
Hotmail | Host | Authentication | Port |
smtp.live.com | SSL | 465 |
Zoho Mail | Host | Authentication | Port |
smtp.zoho.com | SSL | 465 |
Mail.com | Host | Authentication | Port |
smtp.mail.com | SSL | 465 |
Khai báo thông tin gửi sms
Để gửi tin nhắn sms trong phần mềm 3TSoft, người sử dụng cần đăng ký tài khoản tại website http://esms.vn, sau khi đăng ký, nhà cung cấp dịch vụ gửi tin nhắn sẽ cung cấp cho người đăng ký các thông tin cần thiết, chi tiết theo hình dưới.
(Hình 9)
Tham số | Tên | Nội dung |
Url | Đường link tới dịch vụ gửi sms | |
API Key | Khóa API | |
Secret Key | Khóa bảo mật | |
Brand Name | Tên người gửi | |
SMS Type | Kiểu gửi sms | |
Đăng ký tại http://esms.vn | ||
PHẦN 2: LẬP THÔNG BÁO PHÁT HÀNH
Bước 1: Lập tại trang VAN của Tổng cục Thuế
Bước 1.1:Đăng nhập trang VAN
(Hình 10)
Bước 1.2:
(Hình 11)
Bước 1.3:
(Hình 12)
Bước 1.4: Nhập thông tin Thông báo phát hành mới
(Hình 13)
Bước 1.5: Ký điện tử
(Hình 14)
Bước 2: Lập trong phần mềm 3TSoft
(Hình 15)
Tham khảo thêm tại đây: http://www.ezsoft.vn/tai-nguyen/noi-dung-cap-nhat-3tsoft-ngay-12-03-2011-20
PHẦN 3: QUY TRÌNH LẬP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ MÃ XÁC THỰC CỦA TỔNG CỤC THUẾ
Tại Hình 3, chọn Lập hóa đơn, chương trình sẽ hiện ra danh sách các hóa đơn đã lập (Hình 16)
(Hình 16)
Trạng thái hóa đơn |  | Không phải hóa đơn xóa bỏ |
 | Hóa đơn xóa bỏ | |
 | Lập xong và chờ hoàn thiện | |
 | Đã hoàn thiện và chờ ký | |
 | Đã ký điện tử và chờ xác thực | |
 | Xác thực thành công | |
 | Xác thực không thành công | |
 | Đã ghi sổ kế toán | |
 | Hóa đơn bị thay thế, bị điều chỉnh | |
 | Hóa đơn thay thế, điều chỉnh |
Các bước lập hóa đơn
Bước 1: Lập hóa đơn
(Hình 17)
Tại cửa sổ Danh sách hóa đơn, người sử dụng bấm vào 
hoặc bấm phím F2. Khi lập hóa đơn, người sử dụng lưu ý Loại hóa đơn (Hình 17).
Bước 2: Hoàn thiện hóa đơn
(Hình 18)
Sau khi lập hóa đơn , hóa đơn mới sẽ được ghi nhận tại cửa sổ Danh sách hóa đơn (Hình 16), người sử dụng chọn chức năng Hoàn thiện hóa đơn, chương trình sẽ hiện ra cửa sổ (Hình 18) để người sử dụng hoàn thiện. Sau khi hoàn thiện thành công, hóa đơn có trạng thái .
Trường hợp, nếu là hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, người sử dụng cần nhập số hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế và nhập ngày và số biên bản kèm theo.
Lưu ý: Người sử dụng phải hoàn thiện từng hóa đơn
Bước 3: Ký hóa đơn
Sau khi hoàn thiện hóa đơn , người sử dụng sẽ thực hiện ký điện tử hóa đơn. Tại cửa sổ Danh sách hóa đơn (Hình 16), người sử dụng sẽ chọn những hóa đơn đã hoàn thiện, cần ký điện tử và chọn chức năng Ký điện tử hóa đơn. Sau khi ký điện tử thành công, hóa đơn có trạng thái .
Bước 3.1: Chọn chữ ký điện tử
(Hình 19)
Bước 3.2: Nhập số pin
(Hình 20)
Lưu ý: Người sử dụng có thể ký đồng loạt nhiều hóa đơn
Bước 4: Xác thực hóa đơn
Sau khi hóa đơn đã được ký điện tử , người sử dụng sẽ thực hiện xác thực với hệ thống quản lý hóa đơn của Tổng cục Thuế. Tại cửa sổ Danh sách hóa đơn (Hình 16), người sử dụng sẽ chọn những hóa đơn đã được ký điện tử, cần xác thực và chọn chức năng Xác thực hóa đơn. Sau khi xác thực thành công, hóa đơn có trạng thái . Nếu xác thực không thành công, hóa đơn có trạng thái .
Lưu ý: Người sử dụng có thể xác thực đồng loạt nhiều hóa đơn
Bước 5: Ghi sổ kế toán
Sau khi hóa đơn đã được xác thực thành công , người sử dụng sẽ thực hiện ghi nhận hóa đơn đó vào dữ liệu kế toán, xác định các định khoản. Tại cửa sổ Danh sách hóa đơn (Hình 16), người sử dụng sẽ chọn những hóa đơn đã được xác thực thành công, cần ghi vào dữ liệu kế toán và chọn chức năng Ghi sổ kế toán, phần mềm sẽ chuyển những hóa đơn này vào mục Hóa đơn bán hàng trong phân hệ Kế toán vật tư – hàng hóa. Sau khi ghi sổ kế toán, hóa đơn có trạng thái .
Lưu ý:
Người sử dụng có thể ghi sổ kế toán đồng loạt nhiều hóa đơn
Phần mềm chỉ thực hiện ghi sổ kế toán với hóa đơn GỐC đã xác thực thành công
Bước 6: In và gửi email cho đơn vị mua hàng
Bước 6.1: In
Sau khi hóa đơn đã được xác thực thành công , người sử dụng có thể in hóa đơn. Tại cửa sổ Danh sách hóa đơn (Hình 16), người sử dụng chọn chức năng In hóa đơn.
Lưu ý: Người sử dụng có thể in đồng loạt nhiều hóa đơn
Bước 6.2: Gửi email
Sau khi hóa đơn đã được xác thực thành công , người sử dụng có thể gửi email hóa đơn cho đơn vị mua hàng. Tại cửa sổ Danh sách hóa đơn (Hình 16), người sử dụng chọn chức năng Gửi email. Chương trình sẽ hiện ra cửa sổ để người sử dụng xác nhận nội dung, địa chỉ email cần gửi, có thể gửi file đính kèm theo hóa đơn này (hóa đơn có file đính kèm sẽ có biểu tượng 
), nếu đơn vị có đăng ký gửi tin nhắn sms thì cũng có thể gửi tin nhắn.
Khai báo gửi email:
(Hình 21)
Kết quả email nhận:
(Hình 22)
Kết quả nhận tin nhắn:
Lưu ý: Người sử dụng không gửi đồng loạt nhiều hóa đơn
Các bước xóa bỏ hóa đơn
Chức năng Xóa bỏ hóa đơn chỉ thực hiện với những HÓA ĐƠN ĐÃ XÁC THỰC THÀNH CÔNG . Tại cửa sổ Danh sách hóa đơn (Hình 16), người sử dụng chọn hóa đơn cần xóa bỏ và chọn chức năng Xóa bỏ hóa đơn, chương trình sẽ hiện ra cửa sổ để nhập ngày và số biên bản xóa hóa đơn. Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ có trạng thái và được đánh dấu chờ Ký điện tử .
(Hình 23)
Các bước tiếp theo | | Ký điện tử |
| | Xác thực | |
Được thực hiện tương tự trường hợp Lập hóa đơn | ||
Các bước hủy hóa đơn
Bước 1:Đăng nhập trang VAN của Tổng cục Thuế
Bước 2: Chọn Hủy hóa đơn
(Hình 24)
Bước 3: Nhập điều kiện tìm kiếm hóa đơn và bấm 
, các hóa đơn chưa được cấp mã xác thực theo điều kiện tìm kiếm sẽ được hiển thị, người sử dụng tích 
vào những hóa đơn cần hủy và bấm 
Bước 4: Ký điện tử
Các bước điều chỉnh định danh hóa đơn
Bước 1:Đăng nhập trang VAN của Tổng cục Thuế
Bước 2:
(Hình 25)
Bước 3:
(Hình 26)
Bước 4: Chọn hóa đơn cần điều chỉnh, nhập Ngày và Số biên bản thỏa thuận
(Hình 27)
Bước 5: Nhập thông tin điều chỉnh
(Hình 28)
Bước 6: Ký điện tử và kết quả
(Hình 29)
PHẦN 4: TIỆN ÍCH
Cập nhật tài liệu
(Hình 30)
Kiểm soát hóa đơn
(Hình 31)
Lịch sử gửi email
(Hình 32)
Chứng từ liên quan
Trường hợp | Hóa đơn thay thế |
Hóa đơn bị thay thế | |
Hóa đơn điều chỉnh | |
Hóa đơn bị điều chỉnh | |
Người sử dụng sẽ chọn chức năng Chứng từ liên quanđể xem chi tiết | |
Nhắc việc hóa đơn điện tử
(Hình 33)
Xem báo cáo Tình hình sử dụng hóa đơn
Bước 1:
(Hình 34)
Bước 2: Nhập điều kiện và bấm Lập báo cáo
(Hình 35)
Link tải bộ cài 3TSoft 2018:
Thông tư 200
Thông tư 133